Маршруты движения документов

Новый пользователь сайта Не заполнено обязательное поле ФИО. Не заполнено обязательное поле E-mail. Не заполнено обязательное поле Login. Не заполнено обязательное поле Пароль. Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Введенные пароли не совпадают. Не заполнено обязательное поле Должность. Выберите, что Вам интересно. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Маршруты движения документов, что Вам интересно: Делопроизводство и архив Кадровая служба Бухгалтерия и налоги Юридический навигатор Арсенал индивидуального предпринимателя Я даю согласие на обработку своих персональных данных Запрос пароля Не заполнено обязательное поле Логин или E-mail. Контрольная строка для смены пароля будет высланы вам по E-mail. Логин: Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2010 Рубрика Современное делопроизводство профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ Сейчас актуальна задача приведения инструкции по делопроизводству организации в соответствие новым правилам. При этом Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти не акцентируют внимание на очередности шагов в проведении внутреннего и внешнего согласования документов, но устанавливают обязательность его проведения, а также предусматривают регламентацию согласования в рамках рациональной организации документооборота. Поскольку у практиков наибольшие затруднения вызывает именно регламентация внутреннего согласования документов организации, этим процедурам мы и решили уделить основное внимание. Управленческий аспект согласования Лучшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования — повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной маршруты движения документов и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость. Согласование — не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования — совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования маршруты движения документов обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения. Обычно считают, что согласование документов — прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования — время и маршрут движения документов, т. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике маршруты движения документов оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества. Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение маршруты движения документов мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать маршруты движения документов от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, маршруты движения документов, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений. Согласование способствует развитию командности, духа сотрудничества и товарищеского взаимодействия, т. Эта процедура помогает также формировать обязательность и уважение интересов друг маршруты движения документов, честность в принятии решений правило «честной игры». Отметим еще один важный этический аспект процедуры согласования, отражающий влияние личности первого руководителя на процесс управления. Управленческие решения, оформляемые в документах, которые подписывает руководитель, всегда «работают» на формирование его личного стиля управления, его «образа» как руководителя и лидера, показывают ценность его вклада в достижение стратегических целей организации. Поэтому решения должны быть точны, понятны, исполнимы, а приказы и распоряжения — безупречно изложены и оформлены. Система согласования документов в значительной степени формирует исполнительскую дисциплину, т. Три «золотых» правила согласования Обратим внимание на правила организационного поведения, которые составляют основу для разработки процедуры согласования документов и в делопроизводственном технологическоми в управленческом аспектах. Изучение лучших практик современных организаций показывает, что именно эти правила можно назвать собственно «правилами согласования». На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа подразделение, исполнитель подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов. Маршруты движения документов Инструкцию по маршруты движения документов или специальный регламент согласования документов рекомендуем ввести строгую норму: запрещается использовать процедуру согласования в качестве способа подготовки маршруты движения документов документа. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений их отражение в тексте проекта несет ответственность инициатор документа подразделение-инициатор, исполнителькоторый разработал управленческое решение. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной маршруты движения документов и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными. Получена виза службы делопроизводства: «Согласовано с замечаниями. Необходимо правильно оформить заголовочную маршруты движения документов оформляющую части проекта договора, а в преамбуле исправить номер доверенности подписанта». Инициатор согласования проекта договора обязан устранить эти маршруты движения документов по оформлению. Но подразделения — участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными. Служба главного бухгалтера не может проставить визу «Не согласовано» из-за выявленных ею грамматических ошибок в тексте, поскольку прямая зона ответственности данной службы — обеспечение правильности бухгалтерского маршруты движения документов налогового учета. А в требованиях к оформлению реквизитов документов и грамматической правильности текста служба делопроизводства и служба главного бухгалтера всегда найдут взаимопонимание. Эти правила согласования должны соблюдаться на всех уровнях управления организацией и в процедурах согласования всех видов проектов решений и видов документов. Должны действовать единые правила и единые сроки согласования в процессе подготовки проектов решений вышестоящих органов управления, в центральном аппарате и в территориальных органах, в рамках подготовки проектов решений коллегиальных органов издания приказов и распоряжений на основе единоначалия. Роли подразделений Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа а значит, и проект управленческого решения в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое маршруты движения документов является подразделением-инициатором. Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это — подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков маршруты движения документов закрепленным за ним функциям. Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства иных нормативных правовых актов. Таким подразделением-контролером является, например, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах. Есть подразделения, которые на предприятии отвечают за выполнение общих, так называемых «штабных» функций, или централизованно выполняющие функции административной поддержки и материально-технического обеспечения. К их числу обычно относят не дирекцию и аппарат помощников, а службы: делопроизводства, кадровую, юридическую, безопасности, информационно-технологического обеспечения, главного бухгалтера, планово-экономическую и т. В системе согласования такие подразделения являются «системообразующими», т. Зоны ответственности подразделений Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней — не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т. Для разработки процедур и маршрутов согласования очень важно выявить и регламентировать зоны ответственности подразделений. Например: А иные подразделения, участвующие в процедуре согласования по специальным видам деятельности организацииа также заместители первого руководителя организации, «курирующие» деятельность этих подразделений по системе делегирования полномочий, отвечают за выявление и оценку рисков по закрепленному за ними виду деятельности, направлению бизнеса и т. Условия успешной реализации процедуры согласования В процессе разработки общей процедуры согласования, а также конкретных маршрутов и схем рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности и условия, также относящиеся к культуре организационного поведения, которую необходимо формировать в процессе внедрения инструкции по делопроизводству иных внутренних нормативных документов маршруты движения документов. Необходимым условием начала процедуры согласования является наличие «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора т. Визу от маршруты движения документов подразделения организации имеет маршруты движения документов проставлять его руководитель или должностные лица, уполномоченные им. От согласовывающего подразделения проставляется только одна виза. Отсутствие визы подразделения, участвующего в процедуре согласования, не позволяет считать документ согласованным «по умолчанию» даже маршруты движения документов нарушении типовых сроков согласования. К сожалению, это условие не всегда соблюдается даже на уровне федеральных органов исполнительной власти, о чем свидетельствуют факты несогласованных маршруты движения документов государственных органов. Надеемся, что минимизировать риски подобной несогласованности поможет система межведомственного электронного документооборота, положение о которой в конце 2009 года утверждено постановлением Правительства РФ. Еще одним условием является установление перечня подразделений, с которыми согласование проектов документов Корпорации является обязательным, и закрепление их зон ответственности в процедуре согласования возможный вариант подобного перечня мы привели в Примере 3. В должностные регламенты и должностные инструкции руководителей структурных подразделений, с которыми производится согласование, необходимо внести уточнения относительно их прав и обязанностей в процедуре согласования документов. В рамках процедуры согласования могут быть предоставлены следующие права: потребовать от инициатора проекта дополнительно согласовать проект документа маршруты движения документов подразделениями, участвующими в разработке управленческого решения, бизнес-схем, выполнении операций или подразделениями, контролирующими их выполнение; не согласовывать отклонить проект документа с обоснованием причин в листе согласования или специальной служебной записке ; продлить установленный срок согласования в зависимости от объема и содержания документа, но не более чем на конкретный регламентированный срок, например, пять дней; не принимать на рассмотрение документы, согласование которых в этом подразделении не предусмотрено утвержденной схемой маршруты движения документов маршрутом проект документа в данном случае визируется, но с комментарием, что согласование документа с подразделением не предусмотрено ; не принимать от подразделений замечания без обоснования причин, если замечания не относятся к предметной области и зоне ответственности представившего замечания согласовывающего подразделения; направить документ на согласование по процедуре, отличающейся от установленной в организации, если она санкционирована первым руководителем организации или его заместителем и вызвана срочностью и важностью решения вопроса. Ответственность за содержание и качество оформления подготовленного проекта документа, учет, полноту и своевременность внесения замечаний и предложений подразделений, участвующих в процедуре согласования, возлагается на вышестоящего руководителя подразделения-инициатора, проставившего «выпускающую» визу. Соблюдение установленной процедуры согласования документов в организации с развитой организационной и корпоративной культурой является одним из показателей оценки деятельности руководства и линейных руководителей подразделений. Алгоритм и способы согласования Анализ показывает, что независимо от степени автоматизации документооборота маршрут движения проекта документа в процессе согласования как правило, следующий: 1 этап. Получение подписи руководителя подразделения-инициатора и согласование с вышестоящим руководителем подразделения-инициатора получение «выпускающей» визы «курирующего» заместителя первого руководителя. Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования или самим инициатором. Маршрут проекта маршруты движения документов в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Процедура согласования осуществляется одним из способов — параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в маршруты движения документов порядке. При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая установливается регламентом согласования, т. Комбинированный способ согласования на практике — самый распространенный предполагает сочетание маршрутов направления проекта документа. Например, в начале процедуры инициатор получает визу подразделения-соисполнителя, а затем — параллельно направляет проект подразделениям-контролерам соответствующих рисков. Этот способ является основным в маршруте, когда условием начала процесса согласования является «выпускающая» виза вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Все знают, что «курирующие» вышестоящие руководители подразделений изучают подготовленные проекты документов и вносят свои изменения в представленные на их рассмотрение первоначальные проекты маршруты движения документов. Исполнитель или подразделение-инициатор согласования могут выбрать любой из способов маршруты движения документов проекта документа, но при этом необходимо учесть, что фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного согласования считается фактическая дата завершения согласования проекта документа в подразделениях на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих в согласовании, при последовательном способе согласования вправе не принимать к рассмотрению проект документа до тех пор, пока не завершен предыдущий этап согласования, что существенно удлиняет общий срок согласования документа. Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия при условии обязательного соблюдения установленных инструкцией по делопроизводству общих правил согласования. Сроки согласования Практика показывает, что общий срок согласования одного проекта документа одним подразделением, как правило, составляет 5 дней маршруты движения документов исчисляется с даты проставления на листе согласования «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Кроме того, рекомендуем более тщательно разрабатывать и регламентировать сроки при проведении процедуры внешнего согласования, если организация не направляет проекты документов на согласование в сторонние заинтересованные или контролирующие органы, а сама является участником процесса согласования. Для маршруты движения документов и согласования проектов документов конкретных видов могут устанавливаться очень оперативные сроки, например: «в течение дня получения», «не позднее следующего дня с даты получения» и т. При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем эти сроки соотносить также с утвержденными типовыми сроками исполнения конкретных видов и разновидностей маршруты движения документов и поручений в зависимости от содержащихся в них вопросов, т. Оптимальным является срок согласования проекта документа от 2-3 и до 5 дней, соблюдение которого обеспечивают параллельный или комбинированный способы согласования, реализованные в системе электронного документооборота. Схемы и маршруты согласования Маршруты движения документов в процессе согласования и сроки согласования нуждаются в мониторинге и постоянном внимании со стороны службы делопроизводства. В рамках реального управления документами и документооборотом организации перед этой службой встает задача не только регламентировать процессы согласования проектов документов в тексте Инструкции по делопроизводству, но и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений, участвующих в обязательном согласовании, типовые сроки маршруты движения документов документов, типовые маршруты согласования и т. Подобные справочники не только помогут исполнителям качественно выполнить поручение, подготовить проект документа и согласовать его в оптимальные сроки, но в рамках управления всей организацией помогут самой службе делопроизводства представить руководителям схемы, по которым реально осуществляется документированное взаимодействие подразделений. Кроме того, утвержденные примерные или типовые схемы маршруты с установленными сроками согласования очень удобно использовать в качестве справочников для настройки модуля электронного согласования документов в системах электронного документооборота. К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных документов и доверенностей должностных лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко устанавливать состав всего комплекта документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему. Оформление результатов согласования Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в маршруты движения документов согласования образец оформления листа согласования приводим в Примере 5. Направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства в соответствии с Правилами делопроизводства или через систему электронного документооборота. Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения и до направления проекта на процедуру согласования все маршруты движения документов, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, маршруты движения документов подготовленных мероприятий и т. Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или уполномоченные ими сотрудники рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования. При наличии замечаний дополнений к проекту должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования. В случае несогласия одного маршруты движения документов согласовывающих подразделений может быть проставлена виза «Не согласовано» с обязательным письменным объяснением причин отказа в согласовании. Инициатор согласования в этом случае должен подготовить новую редакцию проекта документа и направить ее на повторное согласование в подразделение, которое проставило визу «Не согласовано», а также в подразделения, чьи интересы были затронуты при внесении изменений в проект документа по результатам согласования. Все противоречия, возникающие на этапе согласования, должны регулироваться в порядке маршруты движения документов взаимодействия подразделений и сотрудников. В спорных случаях оформляется протокол разногласий, рассмотрение которых осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих руководителей подразделений или коллегиальных органов. При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской письмами о согласовании. После получения виз от всех подразделений, причем маршруты движения документов в процессе внутреннего согласования возможно проставление виз по форме: «СОГЛАСОВАНО» «СОГЛАСОВАНО с замечаниями»исполнитель: оформляет окончательную редакцию проекта документа, к которой прикладывает экземпляр полностью согласованного проекта маршруты движения документов визами и замечаниями «визовой» экземпляр или лист согласования и проставляет отметку об учете замечаний, которая является документальным подтверждением процедуры доработки маршруты движения документов документа. Отметка об учете замечаний к окончательной редакции документа, оформленная на «визовом» экземпляре проекта или листе согласования, должна быть датирована и заверена подписью руководителя подразделения-инициатора; после завершения согласования проект документа направляется руководителю или уполномоченному им должностному лицу для утверждения или подписания централизованно через службу делопроизводства. Направление на подписание возможно осуществить в бумажном или электронном виде. Рекомендуем также обратить внимание, что Методические рекомендации при оформлении виз и грифа согласования как маршруты движения документов документа вводят некоторые новации. Интересно, что «допускается полистное визирование документа и его приложений», что предполагает возможность использования не всех элементов визы как маршруты движения документов, состоящего из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи и даты визирования, а только одного его элемента маршруты движения документов личной подписи парафакоторый широко применяется в нотариальном маршруты движения документов и при оформлении гражданско-правовых документов для обеспечения их целостности. А если согласование проекта документа проводится с использованием листа согласования, то на документе под реквизитом «подпись» ближе к нижнему полю Методические рекомендации допускают вместо грифов согласования на площади, предусмотренной для них на листе бумаги оформление специальной отметки «Лист согласования прилагается». Контроль согласования Контроль за соблюдением установленной процедуры согласования документов является одной маршруты движения документов функций маршруты движения документов делопроизводства. Контроль согласования включает: сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота ; информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов в системе электронного документооборота — за счет маршруты движения документов автоматической рассылки уведомлений и предупреждений ; анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства. Лучшие практики организаций свидетельствуют, что общий контроль за качеством проектов документов, подготовленных подразделением-инициатором, должен осуществляться вышестоящим руководителем подразделения инициатора, который проставляет «выпускающую» визу. Регламентированная процедура согласования в целом должна утверждаться и вводиться в действие распорядительным документом первого руководителя организации в составе Инструкции по делопроизводству или в статусе самостоятельного нормативного документа. В заключение приведем пример оформления листа согласования документа. Эта форма удобна и для электронного заполнения, и для применения в бумажном виде. Здравствуйте, очень познавательная статья, большое спасибо! Подскажите пожалуйста, на проекте письма должно ли быть написано слово ПРОЕКТ? Здравствуйте, очень содержательная статья большое спасибо! Подскажите пожалуйста, какие документы визируются полистно и постранично. Согласование с учредителем предприятия — это внутреннее или внешнее согласование? Если внутреннее, то почему многие используют реквизит «Гриф согласования» со словом «СОГЛАСОВАНО» вместо реквизита «Виза согласования»? Более того, почему многие ставят гриф согласования перед документом, а не после подписи, как это рекомендует ГОСТ? Юридический справочник руководителя Делопроизводство и документооборот на предприятии Кадровая служба и управление персоналом предприятия Налоговый учёт для бухгалтера Арсенал предпринимателя.

См. также