Объяснительная о потере пропуска образец

Документов в любой организации создается великое множество. И когда в организации для совершения определенных действий требуют оформить несколько документов, нередко приходится слышать от сотрудников ставшие такими привычными слова «Развели тут бюрократию! Но следует учитывать тот факт, что рост объяснительная о потере пропуска образец документооборота в каждой организации - процесс весьма объективный. На 17-й конференции - выставке объяснительная о потере пропуска образец электронному документообороту и автоматизации управления DOCFLOW 2011 которая проходила в мае 2011 г. А при увеличении объема документов на первый план выходит объяснительная о потере пропуска образец их сохранности. Ведь нередко случается так, что документы пропадают. И причины тому могут быть разные: невнимательность или халатность сотрудников, форс-мажорные обстоятельства. Что же делать в таких ситуациях? International Data Corporation IDC - аналитическая фирма, специализирующаяся на исследованиях рынка информационных технологий. Является подразделением компании International Data Объяснительная о потере пропуска образец. Штаб-квартира - т, Массачусетс. По собственным данным, на IDC работают более тысячи аналитиков в пятидесяти странах мира. Как всегда, постараемся начать с самого начала, т. Делопроизводство и архивное дело. Как видим, документ - это информация, которая фиксируется, объяснительная о потере пропуска образец, для подтверждения каких-то фактов, а во-вторых, для сохранности этой самой информации об этих фактах, поэтому пропажа каких-либо документов всегда таит в себе серьезные проблемы для любой организации. Так как же правильно хранить документы? Хранение документов Обязанность хранить документы определяется законодательством Российской Федерации, а перечень документов, подлежащих хранению в каждой организации, определяется на основании: 1. Перечень содержит 1003 статьи о хранении документов, а учитывая, что часть статей имеет обобщенное название тех или иных видов документов, то на практике количество видов документов, подлежащих хранению, значительно объяснительная о потере пропуска образец. Данный перечень включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций. Ведомственные перечни разрабатываются конкретным ведомством. Законов, регулирующих деятельность той или иной организационно-правовой формы юридического лица, что в значительной степени накладывает отпечаток на хранение определенных видов документов в той или иной организации. Приведем некоторые из законов: Федеральный закон от 14. Специальных законов, регулирующих ту или иную деятельность, например Федеральный закон от 21. Ответственность за сохранность указанных документов несет руководитель организации. Следует учитывать, что данный закон утратит свою силу с 1 января 2013 г. Иных правовых актов Российской Федерации. Внутренних документов юридического лица, например, документы каждой организации и сроки их хранения отражаются в номенклатуре дел, утверждаемой приказом организации. Решений исполнительного органа юридического лица органами управления организации. Пропажа документов В деятельности организации важен любой документ, и, говоря о пропаже документов, прежде всего нужно определить алгоритм действий, которые необходимо выполнять в таких ситуациях. Но переходить к рассмотрению предложенного алгоритма следует в том случае, если невозможно быстро восстановить документ, например попросить контрагента подписать заново договор или первичные учетные документы. Очевидно, что выполнение предложенного алгоритма достаточно трудоемко, поэтому он не всегда используется в практической деятельности организации. Хотя на практике могут возникнуть ситуации, когда без соблюдения такого алгоритма не обойтись. Алгоритм этот достаточно общий, поэтому в зависимости от вида документа и соответствующих требований, определенных законодательством при утрате соответствующих документов, в приведенную схему действий могут вноситься изменения. Пишем докладную записку В случае пропажи документов сотрудник, обнаруживший пропажу, объяснительная о потере пропуска образец направить докладную записку руководителю организации. Докладная записка должна содержать следующую объяснительная о потере пропуска образец информацию: перечень документов, которые пропали если он установленили просто наименование тех или иных документов; обстоятельства, при которых была обнаружена пропажа документов. Ведь очень часто случается так, что, например, компетентные органы запрашивают при проверке оригиналы документов. Сотрудник, сопровождающий работу компетентных органов, обеспечивает сбор документов, запрашивая объяснительная о потере пропуска образец в соответствующих структурных подразделениях, которые осуществляют их хранение. И если на такой запрос документы не будут предоставлены, то следует направить докладную записку руководителю организации о пропаже документов. На основании записки руководитель узнает о пропаже документов и решит, как действовать объяснительная о потере пропуска образец той или иной ситуации. Пример докладной записки Шаг второй. Создание комиссии Как правило, на основании докладной записки руководитель организации принимает решение о создании комиссии для расследования причин пропажи или гибели документов, установления четкого перечня тех документов, которые пропали погиблиопределения путей их восстановления. При этом следует заметить, что иногда создание комиссии может быть предусмотрено правовым актом Российской Федерации или внутренними локальными нормативными актами организации. Так, в соответствии с п. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации». В каждом случае утраты или гибели документов приказом организации создается комиссия для расследования факта утери или гибели документов организации. В члены комиссии включают: руководителя соответствующего структурного подразделения, ответственного за хранение пропавших документов, представителя юридической службы, представителей иных структурных подразделений, а также представителя службы безопасности. Пример приказа о создании комиссии По результатам работы комиссии составляется соответствующий акт с указанием причины утраты или гибели подлинников документов организации и перечнем таких документов. Форма акта законодательно не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме. Но при этом акт должен содержать следующие данные: состав комиссии, которой было поручено провести объяснительная о потере пропуска образец причин гибели документов; причины утраты документов; перечень документов, которые утрачены; ссылку на объяснительные записки опрошенных ответственных сотрудников сами записки прилагаются к акту. Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии, утверждается руководителем организации, после этого приобщается к передаваемому на хранение дубликату утерянного или утраченного документа организации, а в номенклатуре дел в разделе «Примечание» делается отметка о наличии не оригинала, а дубликата документа. Пример акта Шаг третий. Анализ причин После того как комиссией будет составлен акт о причинах утраты документов и определен перечень этих документов, необходимо особое внимание обратить на причины утраты: например, в соответствии с п. Инвентаризация проводится объяснительная о потере пропуска образец оценки стоимости утраченного имущества. Необходимость проведения инвентаризации определяют юристы и бухгалтерия. Для проведения инвентаризации приказом организации создается рабочая комиссия. Для признания в целях налогообложения прибыли в качестве внереализационных расходов, уменьшающих полученные доходы, материальные потери от пожара, стихийного бедствия и других чрезвычайных обстоятельств необходимо документально подтвердить: справкой, выданной соответствующим органом о произошедшем чрезвычайном обстоятельстве, например, пожар может быть подтвержден справкой Управления Государственной противопожарной службы, протоколом осмотра места происшествия и актом о пожаре, которыми утверждается причина возгорания; актом инвентаризации, в котором нужно зафиксировать стоимость утраченного имущества. Если документы были украдены, то необходимо обратиться в отделение внутренних дел по месту нахождения вашей организации для проведения соответствующего расследования. Если были утрачены первичные учетные документы, необходимо уведомить об этом ИФНС. Меры по восстановлению объяснительная о потере пропуска образец документов После того как комиссия определила, какие документы были утрачены и причины их утраты, должны быть приняты меры по восстановлению этих документов. В случае утраты подлинника документа объяснительная о потере пропуска образец структурное подразделение или члены комиссии инициируют и осуществляют все необходимые действия в целях получения надлежащим образом оформленного дубликата утерянного документа. Здесь тоже возможно несколько вариантов действий в зависимости от видов утраченных документов. Можно направить письмо контрагенту с просьбой восстановить утраченные документы. Пример письма контрагенту с просьбой изготовить дубликаты утраченного документа Если утеряны документы в акционерных обществах, хранение которых предусмотрено Законом «Об акционерных обществах» ст. Но, сразу предупредим, ФСФР может оштрафовать вашу организацию. В соответствии с ч. Если утерян какой-либо организационно-распорядительный документ, а руководитель организации отказывается подписать восстановленный документ без проведения расследования, то тогда необходимо будет провести расследование причин утраты по всем правилам, для чего создается комиссия и выявляются причины утраты, и потом направить служебную записку руководителю с просьбой подписать дубликат организационно-распорядительного документа. Т Как правило, при утере документов изготавливают дубликаты, выдача отдельных видов которых предусмотрена нормативно-правовыми актами. Но в некоторых случаях возможно изготовление заверенной копии утраченного документа, например, такая возможность предусмотрена п. Если утерян бухгалтерский документ, то можно обратиться в ИФНС с просьбой о выдаче копии или в банк, который имеет оригинал утраченного документа при утере финансовых документов. Следует заметить, что после восстановления утраченных документов хранению подлежит дубликат или заверенная в установленном порядке копия документа, о чем делается соответствующая отметка в номенклатуре дел организации. Фрагмент номенклатуры дел Как видим, документирование пропавших документов -процесс непростой, но в некоторых ситуациях просто необходимый и зачастую определенный требованиями законодательства Российской Федерации. Поэтому можно рекомендовать в целях минимизации возможных потерь документов и обеспечения их сохранности организовать хранение документов на предприятии по всем правилам архивного дела. Популярные статьи по теме: просмотров: 595536 просмотров: 239828 объяснительная о потере пропуска образец 235216 просмотров: 234906 просмотров: 167601 просмотров: 164370 просмотров: 157496 просмотров: 153053 просмотров: 139795 просмотров: 138818.

См. также