Срок хранения срок хранения должностной инструкции

Правовое значение Должностная инструкция — это документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или в срок хранения срок хранения должностной инструкции структурном подразделении. Несмотря на то что трудовым законодательством прямо не предусмотрено обязательное наличие у работодателя такого документа, а должностные обязанности работника могут быть перечислены в заключаемом трудовом договоре, в срок хранения срок хранения должностной инструкции должностных инструкций их практическом применении заинтересованы как работодатель, так и работники. Заинтересованность работодателя обусловлена его обязанностью определить трудовую функцию работника. В содержание должностной инструкции входит не только трудовая функция, но и квалификационные требования, предъявляемые к претенденту на должность. Этот документ, таким образом, приобретает особое значение при обосновании отказа в заключении трудового договора. Помимо объективной оценки деловых качеств претендента на работу, должностная инструкция позволяет определить соответствие работника занимаемой должности в период его испытания, при аттестации. С помощью норм, закрепленных в данных документах, работодатель осуществляет разделение труда в организации, решает вопросы о переводах работников на другую работу и др. Кроме того, должностные инструкции работодатель использует для оценки поведения работника в случае привлечения к дисциплинарной ответственности, в т. Для срок хранения срок хранения должностной инструкции структурных подразделений и непосредственных руководителей работников должностные инструкции являются инструментом срок хранения срок хранения должностной инструкции, позволяющим решать организационные и координирующие задачи. Работник, со своей стороны, заинтересован в четком определении характера работы, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности, круга должностных обязанностей, собственных полномочий, прав и ответственности, установлении взаимосвязей. Таким образом, должностная инструкция, являющаяся организационным документом, создается в целях: закрепления видов работы, специализации работника; установления квалификационных требований по отдельной должности; устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций; установления взаимосвязей отдельных должностей; разграничения обязанностей и прав работников; установления их меры ответственности; оценки деятельности каждого отдельного работника. Нормативная база для создания При срок хранения срок хранения должностной инструкции должностных инструкций необходимо руководствоваться ТК РФ и другими нормативными правовыми актами. Так, в статье 21 ТК РФ перечислены права и обязанности работника, в ст. Основой для разработки должностных инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся, в частности, в Срок хранения срок хранения должностной инструкции справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, утв. ЕКС содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий, их знаниям и умениям. Характеристика каждой должности, включенной в справочник, содержит три раздела. В разделе «Должностные обязанности» перечислены функции, полностью или частично выполняемые работником, занимающим определенную должность. Раздел «Должен знать» содержит перечень специальных знаний, необходимых работнику срок хранения срок хранения должностной инструкции выполнения своих функций законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документыкоторые он должен учитывать и уметь использовать при исполнении должностных обязанностей. В разделе «Требования к квалификации» перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также к стажу. Мнение эксперта Омельченко Некоторые из них еще находятся в стадии доработки и утверждения. В настоящий момент до окончательного утверждения всех выпусков ЕКС средством регламентации труда служащих являются Квалификационные справочники должностей руководителей, специалистов и других служащих. В зависимости от содержания они бывают трех видов: Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих общеотраслевой выпуск ; Квалификационный справочник срок хранения срок хранения должностной инструкции служащих общепромышленного характера единый для всех отраслей промышленности ; Отраслевые выпуски Квалификационного справочника должностей служащих включают характеристики должностей, специфических для той или иной отрасли экономики. Все квалификационные справочники состоят из квалификационных характеристик должностей, разработанных на основе единых методологических подходов и методических принципов, что позволяет рассматривать их как единую совокупность регламентов, предназначенных для обеспечения единого подхода при решении вопросов разделения труда между руководителями, специалистами и другими служащими, определения должностных обязанностей этих категорий работников и предъявляемых к ним квалификационных требований. В настоящее время основным общеотраслевым нормативным документом, позволяющим установить единство в определении должностных обязанностей служащих и квалификационных требований к ним, является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. В Квалификационный справочник включены квалификационные характеристики более 240 должностей служащих. Он обеспечивает рациональное разделение труда, создает действенный механизм разграничения функций, полномочий и ответственности на основе четкой регламентации трудовой деятельности работников в условиях рыночной экономики. Справочник дополнен новыми квалификационными характеристиками должностей служащих аудитор, аукционист, брокер, дилер, менеджер, срок хранения срок хранения должностной инструкции по маркетингу и др. В нем содержатся также квалификационные характеристики по традиционным должностям, в которые внесены существенные изменения и дополнения в связи с осуществляемыми в стране преобразованиями, а также с учетом практики применения этих документов. Наряду с данным Квалификационным справочником применяются выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих ЕТКС. Следует обратить внимание: квалификационные требования разработаны вне связи со структурой конкретной организации и особенностями деятельности отдельного работодателя и поэтому содержат только наиболее характерные виды работ, типовые обязанности и минимальный уровень профессиональной подготовки. Работодатель вправе определять трудовую срок хранения срок хранения должностной инструкции работника самостоятельно, по своему усмотрению, не включая в срок хранения срок хранения должностной инструкции инструкции те или иные трудовые обязанности, предусмотренные ЕКС, либо, наоборот, расширяя круг обязанностей. Таким образом, при разработке срок хранения срок хранения должностной инструкции инструкций проводится их конкретизация с учетом специфики работы того или иного работодателя. При разработке должностных инструкций могут быть учтены нормы, закрепленные в положениях о структурных подразделениях, если они разработаны и утверждены работодателем, либо эти локальные нормативные акты разрабатываются одновременно. Это необходимо, чтобы весь объем функций, выполняемых структурным подразделением, распределить равномерно между работниками этого подразделения, а также обеспечить взаимосвязь между структурными подразделениями одной организации. Положение о подразделении и должностные инструкции работников, работающих в этом подразделении, — взаимосвязанные документы, так как обязанности конкретного работника вытекают из задач и функций подразделения. Правила разработки Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, внесенную в штатное расписание организации, и носит обезличенный характер. Как правило, данный документ разрабатывается, утверждается и вводится в действие в отношении срок хранения срок хранения должностной инструкции должности, до поиска подходящего работника и заключения с ним трудового договора. Кто должен разрабатывать должностные инструкции? На практике часто возникает этот вопрос. Работодатели иногда поручают их разработку работникам юридических или кадровых служб, что вряд ли можно считать целесообразным. Этим специалистам трудно всесторонне оценить и продумать организационные вопросы, связанные с управлением отдельными структурными подразделениями, поскольку они не знают досконально специфики производственных и технологических процессов. В то же время целесообразно согласовывать проект должностной инструкции со специалистами этих служб. Наиболее рационально разработку должностных инструкций поручить руководителям структурных подразделений, которые определяют субординацию, подчиненность, соотношение функциональных обязанностей работников своих подразделений и другие вопросы. Требования к оформлению Должностная инструкция как локальный нормативный акт относится к организационно-распорядительным документам, т. На все относящиеся к УСОРД документы, включенные в ОК 011—93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» ОКУД; класс 0200000утв. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов». Указанный стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов, требования к бланкам документов. Схемы расположения реквизитов документов, образцы бланков документов приведены в приложениях к стандарту. В заголовочной части документа указывается: наименование организации официальное полное наименование с указанием организационно-правовой формы, сокращенное наименование, если оно есть ; наименование структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием ; наименование вида документа; место подготовки документа; заголовок к тексту согласуется в падеже с наименованием документа. Проект должностной инструкции может быть согласован с заинтересованными лицами, если это предусмотрено работодателем в правилах разработки локальных нормативных актов. При этом следует учесть, что согласование проекта должностной инструкции не является обязательным. Для придания документу юридической силы оно не срок хранения срок хранения должностной инструкции, но для совершенствования содержания и приведения в соответствие с нормами действующего законодательства эта процедура желательна. Реквизит документа, где выражено согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа, называется визой согласования. Реквизит «Виза» включает: должность визирующего, его личную подпись, ее расшифровку и дату согласования. При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «Замечания прилагаются» и т. При наличии у визирующего замечаний, как правило, оформляется приложение к документу: замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Далее проект должностной инструкции дорабатывают до окончательного варианта. Текст должностной инструкции подписывается его разработчиком. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. Должностную инструкцию после согласования со всеми заинтересованными должностными лицами и подписания ее составителем утверждает руководитель организации или иное лицо, наделенное соответствующими полномочиями. Гриф утверждения, проставляемый в правом верхнем углу, оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6. Движение документов сопровождается их регистрацией. Эта процедура желательна для всех документов, требующих учета, исполнения использования в справочных целях. Должностные инструкции можно регистрировать в специальной учетной форме, с проставлением регистрационного номера и даты регистрации на документе. Соблюдение всех перечисленных правил оформления позволяет придать документу юридическую силу. Форма важна в любом документе, однако качество должностной инструкции обеспечивается прежде всего ее содержанием. Содержание документа Должностные инструкции используются в отечественной управленческой практике уже давно. Однако до настоящего времени в нормативных актах нет четких требований к содержанию этого документа. Единственное исключение составляет формуляр должностной инструкции, включенный в альбом унифицированных форм УСОРД. Текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела. Срок хранения срок хранения должностной инструкции текста должностной инструкции, как правило, соответствует тарифно-квалификационным требованиям, предусмотренным ЕКС, и состоит из следующих разделов:1. Общая часть общие положения 2. Взаимоотношения связи по должности. Первый раздел « Общая часть» содержит положения общего характера: основная трудовая функция задача данной должности; квалификационные требования к занимающему ее лицу; основополагающие организационные и правовые документы, которые работник обязан знать и которыми обязан руководствоваться при исполнении должностных срок хранения срок хранения должностной инструкции. В этом разделе указываются: наименование должности в соответствии со штатным расписанием, ее категория специалист, срок хранения срок хранения должностной инструкции исполнительподчиненность работника, основное назначение данной должности, предмет ведения работника или тот участок работы, который закрепляется за данной должностью. Пункт, формулирующий требования к профессиональной подготовке, обычно устанавливает требования работодателя к уровню образования и стажу практической работы, необходимым для занятия данной должности. При подготовке пункта о минимуме необходимых знаний чаще всего используют разделы «Должен знать» и «Должен уметь» из ЕКС. В Справочнике приведен перечень нормативных документов, требующихся работнику для профессиональной деятельности. В этом же пункте перечисляют локальные акты работодателя, организационные и распорядительные документы приказы и распоряжения руководителя, начальника структурного подразделения и др. Этот пункт можно расширить, включив в него, например, правила техники безопасности, инструкции по эксплуатации технических средств и оргтехники, нормы служебного этикета. Первый раздел может быть дополнен также основными требованиями к профессиональным навыкам работника, необходимым при выполнении должностных обязанностей. Второй раздел — « Функции» — является центральным в должностной инструкции и включает виды работ, закрепляемых за данной должностью. Перечень функций в конкретной должностной инструкции зависит как от общей задачи, закрепленной за должностью, так и от разделения труда между работниками структурного подразделения. При подготовке этого раздела чрезвычайно важно соблюдать принцип полноты и не пропустить ни одной операции, выполняемой работником. В противном случае впоследствии это может привести к серьезным конфликтным срок хранения срок хранения должностной инструкции. Следующий раздел должностной инструкции — « Должностные обязанности» — устанавливает те постоянно действующие нормы, которые работник обязан соблюдать в своей трудовой деятельности. Этот раздел предусматривает не только обязанность работника исполнять трудовую функцию, но и право работодателя требовать от работника ее исполнения, содержит перечень обязанностей. В этот раздел включают обязанности, предусмотренные ТК РФ, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, локальными нормативными актами, действующими у работодателя. С учетом специфики работы могут быть установлены и дополнительные обязанности, например, обязанность работника проходить обучение подготовку, переподготовку по инициативе работодателя В перечень должностных обязанностей практически каждого работника входят следующие: соблюдать правила внутреннего трудового распорядка; сохранять конфиденциальность служебной информации; выполнять указания и распоряжения руководителя структурного подразделения, руководителя организации; соблюдать правила техники безопасности; соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц и др. В разделе «Права» закрепляются полномочия, которыми наделяется работник в связи с исполнением трудовых обязанностей. Во многом содержание этого раздела связано с разделом «Функции». В перечень прав работника могут входить следующие: запрашивать информацию, необходимую для выполнения должностных обязанностей; представлять интересы организации в отношениях с третьими лицами, в суде; контролировать действия определенных должностных лиц; подписывать или согласовывать определенные документы и др. А как у вас? Наши редакторы поинтересовались у кадровиков, помогают ли им в работе должностные инструкции. У нас должностные инструкции на руководящий состав лежат «мертвым грузом». Например, бухгалтер, как правило, и так знает срок хранения срок хранения должностной инструкции обязанности. Действительно необходимыми у нас являются должностные на рабочую сетку, поскольку постоянно идут нарушения в работе и необходимо их доказывать. Корнопелева, начальник отдела кадров, г. Санкт-Петербург На моем предыдущем месте работы должностные инструкции составлялись на каждую должность руководителями срок хранения срок хранения должностной инструкции, далее их согласовывали с начальником отдела кадров, а потом с юристами. И во многих ситуациях такие тщательно проработанные документы очень помогали. Каждый сотрудник при приеме срок хранения срок хранения должностной инструкции работу расписывался в «подписном листе локальных нормативных актов», где обязательным пунктом была должностная инструкция. Жукова, менеджер по кадровому учету, г. Санкт-Петербург Я бы все обязанности работника прописала в трудовом договоре — и никаких должностных инструкций! А то просто лежат в папочке. Елена, инспектор по срок хранения срок хранения должностной инструкции, г. Орел Мы составляем должностные инструкции, чтобы разграничить обязанности между должностями, используем их для определения ответственности, например, за представление неверной статотчетности. Также при совершении дисциплинарного проступка ссылаемся на соответствующий пункт должностной инструкции. Шамшина, инспектор по кадрам, г. Тамбов У нас они тоже лежат «мертвым грузом». Должностные инструкции полезны, только когда что-то меняем в оргструктуре либо принимаем нового работника. А так у нас работают все за всех: т. Хомякова, менеджер по персоналу, Пермский край Должностные инструкции требуются только для суда, если до этого доходит. Приходько, начальник отдела по управлению персоналом, г. Москва Раздел «Права» тесно связан и со следующим разделом — « Ответственность», где обычно установлены содержание и формы ответственности работника за результаты и последствия своей деятельности, за несоблюдение требований должностной инструкции. Раздел « Взаимоотношения связи по должности » устанавливает субординацию, подчинение, взаимозаменяемость и другие связи, возникающие при выполнении закрепленных должностных обязанностей. В нем могут быть указаны связи должности за пределами организации, постоянные контакты, осуществляемые работником со сторонними организациями, органами власти. Действенность должностных инструкций, их влияние на эффективность работы структурного подразделения в значительной мере определяются качеством этих документов. В свою очередь, качество инструкции зависит от четкости изложения смысла. В процессе разработки документа следует отредактировать текст, используя только четкие, ясные формулировки, исключающие вероятность их неоднозначного толкования. Ознакомление работника с документом В соответствии с требованиями ч. При оформлении процедуры ознакомления с документом используется реквизит «Виза ознакомления», который включает: наименование должности, личную подпись работника, ее расшифровку и дату. Визы ознакомления работников могут быть расположены на последнем листе документа, ниже подписи составителя и виз согласования. На одной должностной инструкции такая виза может быть не одна, если ту или иную должность занимают два или несколько работников. В данных целях может использоваться и специальный журнал, в котором работники расписываются в том, что ознакомлены со всеми локальными актами работодателя. Кстати сказать Анализ действующих должностных инструкций показывает, что работодатели порой используют нечеткие и некорректные формулировки обязанностей работника. Например, в перечне функций, закрепленных за должностью, встречаются такие: выполнять личные поручения руководителя производственного характера; срок хранения срок хранения должностной инструкции подготовку необходимых материалов; принимать решения в пределах своей компетенции; осуществлять оперативную связь с другими отделами; работать с оргтехникой и др. Подобные пункты должностной инструкции не исключают их неоднозначного понимания, несогласованности действий работников структурного подразделения и организации в целом. Это может привести к возникновению конфликтных ситуаций как между работниками, так и между работником срок хранения срок хранения должностной инструкции руководителем подразделения. Другая ошибка, характерная для текста должностных инструкций, связана с формулировкой требований выполнять работы к определенным срокам. Например: «своевременно предоставлять», «раз в квартал составлять», «два раза в год проверять». Действенность должностной инструкции значительно возрастает, если сроки выполнения обязанностей работника установлены точно в календарных днях, периодах или в тексте инструкции дана ссылка на документы положения, инструкции и др. Поскольку каждый работник непосредственно отвечает за выполнение требований должностной инструкции, необходимо после ознакомления передать ему заверенную копию этого документа. Хотя это и не предусмотрено нормативными положениями, но выработано практикой и, на наш взгляд, оправданно. В этом случае работник не сможет сослаться на то, что не запомнил текст документа, а проверяющие инстанции или суд в случае возникновения трудового спора не смогут предъявить работодателю претензии, что содержание инструкции не доведено до сведения работника. Факт получения работником экземпляра должностной инструкции желательно подтвердить письменно. Для этого можно ввести специальную графу в Книге регистрации должностных инструкций. Если расписка работника в получении экземпляра инструкции не предусмотрена в регистрационной форме или в журнале ознакомления с локальными нормативными актами, желательно в оригинале документа, хранящемся у работодателя, дополнять визу ознакомления работника отметкой о получении им срок хранения срок хранения должностной инструкции документа. Хранение должностных инструкций Должностные инструкции являются локальными нормативными актами продолжительного срока действия. Наиболее удобным вариантом является централизованное хранение должностных инструкций в кадровой службе, которая знакомит с ними вновь принимаемых работников. Между тем в некоторых организациях данные документы хранятся в структурных подразделениях или в канцелярии. В любом случае должностные инструкции формируются в отдельное дело Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива 06. Это дело срок хранения срок хранения должностной инструкции постоянный срок хранения ст. В архив дело сдается после замены срок хранения срок хранения должностной инструкции должностных инструкций новыми. Подписка на статьи Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Подписаться Рассылка Кадровые новости Акции и срок хранения срок хранения должностной инструкции События и мероприятия Продукты и услуги партнеров Новости проектов Популярные статьи по адресу эл. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Это займет всего 55 секунд, а Вы получите доступ к очень важным статьям и полезным сервисам. Всего один шаг - и документ Ваш! Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет всего 57 секунд. После неё Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

См. также